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Digitale Rechnung – Was beachten?

Auch das ist ein großes Thema was immer wieder für neue Diskussionen sorgt. Viele Unternehmen versenden heute die Rechnung einfach per Email Anhang. Dennoch gibt es dabei auf allen Seiten immer wieder große Unsicherheiten. Dabei stellt sich die Frage, darf ich meine Rechnung einfach als Email Anhang senden und wenn ja, was muss ich beachten. Generell lässt sich die erste Frage mit einem Ja beantworten. Rechnungen, die per Email versandt werden, sind rechtlich gültig.

Digitale Signatur bei Rechnungen erforderlich?

Es gab einmal eine Zeit, da war eine digitale Signatur bei dem Versand von elektronischen Rechnungen erforderlich (bis 2011). Mittlerweile ist diese nicht mehr erforderlich, viele Unternehmen senden Sie aber weiterhin mit. Für den Kunden ist das jedoch meistens mühsam, denn er muss die Rechnung in diesem Fall immer mit der Signatur archivieren. Auch wenn die digitale Signatur kein Muss mehr ist, gibt es an die elektronische Rechnung Anforderungen, die erfüllt werden müssen.

Generell hat ein Unternehmen die unterschiedlichsten Möglichkeiten, eine Rechnung elektronisch zu übersenden. So kann diese einfach einer Email angehängt werden. Dabei wird die Rechnung dann als PDF übersandt. Einige nutzen auch den Anbieter DE-Mail.

Im Bereich der Telekommunikation werden digitale Rechnungen meistens als Download im Kundenmenü zur Verfügung gestellt. Einige Unternehmen übersenden auf Wunsch heute auch noch die Rechnung direkt per Fax oder über den Datenaustausch per EDI.

Welche Anforderungen muss ich erfüllen

Die Anforderungen an eine elektronische Rechnung sind zunächst gleich wie bei einer normalen Rechnung auf Papier. Die entsprechenden Punkte finden Sie hier in unserem Artikel zur Einsicht.

Einstimmung des Kunden wird benötigt
Ein wichtiger Punkt ist aber generell zu erfüllen. Sie als Unternehmer benötigen die Zustimmung des Kunden, dass die Rechnung online übersandt werden darf. Der Empfänger muss also der elektronischen Rechnung zustimmen. Hier sei aber gesagt, dass die Zustimmung selbst keine besondere Form erfordert, somit formlos geschehen kann. Dabei ist es vollkommen ausreichend, wenn dieses über die AGB geschieht oder durch einen kurzes Zusatzfeld bei der Bestellung, das einfach durch den Besteller angekreuzt werden muss. Aber selbst wenn diese Zustimmung nicht eingeholt wurde, kann es zu keinen großen Problemen kommen. In schlimmsten Fall müsste die Rechnung einfach nochmal per Post gesendet werden.

Weitere Anforderungen bei elektronischer Rechnung

Neben den bereits aufgeführten Anforderungen an eine Rechnung, müssen nach § 14 UStG folgende weitere Punkte bei einer elektronischen Rechnung erfüllt werden.

  • Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes
  • Lesbarkeit muss vorhanden sein
  • Echtheit der Rechnungsherkunft

Bis 2011 war daher die digitale Signatur Pflicht, die heute nicht mehr anzuwenden ist, aber weiter freiwillig verwendet werden kann, was beim Kunden aber zumeist zu einem höheren Aufwand bei der Archivierung führt.

Wir von Rech24 erleben dabei immer wieder, dass elektronische Rechnungen einfach als Word- oder gar als Excel Dokument übersandt werden. Davon ist dringend abzuraten. Der Empfänger könnte ohne weiteres den Inhalt verfälschen. Eine elektronische Rechnung sollte immer nur als PDF gesandt werden. In Word und Excel finden Sie entsprechende Möglichkeiten ein PDF-Dokument zu erstellen. Es sei aber gesagt, dass es vom Gesetzgeber keine direkten Anforderungen an das Format gestellt wird. Generell darf daher auch eine Rechnung einfach als Word-Dokument verschickt werden. Empfehlen können wir das aber nicht. Zu einem wirkt es nicht besonders seriös, zum anderen kann die Datei einfach verändert werden. Daher ist das PDF Format grundsätzlich zu bevorzugen.

Digitale Signatur als freiwillige Entscheidung

Um überhaupt erst keine Probleme auftauchen zu lassen, kann eine digitale Signatur weiterhin freiwillig verwendet werden. Diese ist nach wie vor das beste Mittel, um die Echtheit nachweisen zu können. Der Aufwand hält sich für die digitale Signatur im Unternehmen in Grenzen.

Sie benötigen:

  • Kartenlesegerät mit Tastatur (ein zertifiziertes Gerät)
  • Chipkarte
  • Elektronisches Zertifikat eines Trust Centers
  • Signatur Software

So geht das:

Mit dem Kartenlesegerät wird mit einer PIN Nummer (meistens 8-stellig) ein geheimer Schlüssel für die Rechnung von der Chipkarte erzeugt. Dieser Schlüssel ersetzt praktisch die Unterschrift. Der öffentliche Schlüssel ist danach im Zertifikat vorhanden, mit dem der Empfänger jederzeit die Echtheit aber auch die Unversehrtheit des Dokuments prüfen kann. In Deutschland bestehen verschiedene Anbieter für die Zertifizierung. Nähere Information dazu finden Sie auf der Internetseite der Bundesnetzagentur.

Neben dem obigen Weg, der für kleinere Firmen und Selbstständige ein wenig zu aufwendig ist, lassen sich aber auch entsprechende Dienstleister finden, die eine digitale Signatur einfacher zur Verfügung stellen. Aber bitte beachten Sie, dass Ihr Kunde dann nicht nur die Rechnung archivieren muss, sondern das Zertifikat auch. Einige Kunden empfinden das als lästig.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten

Generell gilt hier das gleiche wie bei einer Papierrechnung. Auch die elektronische Rechnung muss mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden und so für das Finanzamt zugänglich sein. Wurde eine digitale Signatur verwendet, muss diese ebenfalls mitgespeichert werden. Es ist hierbei besonders zu beachten, dass die elektronische Rechnung mit Signatur gespeichert werden muss. Ein Ausdruck alleine ist nicht ausreichend.