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Pflichtangaben Rechnung

Unternehmer, Freiberufler, Selbstständige und Freelancer müssen einige Punkte bei der Rechnungsstellung beachten. Hier liegt der Fokus vor allem auf der Rechnung, die gewisse Formalitäten erfüllen muss. Was genau beachtet werden sollte und welche Punkte auf der Rechnung nicht fehlen dürfen, hat Rech24 einmal kurz aufgeführt.

Rechnung muss korrekt sein

Rechnung ist Rechnung, so könnte man meinen. Das Finanzamt sieht das aber gerne anders. Die korrekte Rechnung ist somit vor allem für den Empfänger besonders wichtig, wenn er diese später in seine Steuerunterlagen einfügen möchte. Eine Rechnung, die hingegen die erforderlichen Punkte nicht aufweist, könnte vom Finanzamt abgelehnt werden bzw. der Vorsteuerabzug könnte entfallen. Die gesetzlichen Pflichtangaben haben wir von Rech24 einmal näher aufgeführt.

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung

Folgende Punkte müssen unbedingt auf einer Rechnung verzeichnet sein, wenn der Rechnungsbetrag höher als 250 Euro brutto ausfällt.

  • Name und Anschrift des eigenen Unternehmens
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, also des Kunden
  • Steuernummer bzw. Ersatzweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Das Datum der Rechnung
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer (Zahlen und Buchstaben möglich)
  • Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden
  • Rechnung oder Invoice muss nicht vermerkt, sollte aber dennoch vorhanden sein

 

  • Beschreibung der Produkte oder Dienstleitungen in genauer/m Anzahl/Umfang
  • Datum der Lieferung oder Leistungserbringung (Monat kann ausreichend sein)
  • Angabe Nettopreis in Euro
  • Angabe Umsatzsteuersatz 7 oder 19 Prozent mit Bruttopreis oder Angabe Steuerbefreiung
  • Rabatte, Skonti und Boni müssen benannt werden

Empfehlungen für die Rechnung

Grundsätzlich wird empfohlen ein klares Zahlungsziel zu benennen, das einmal in Tagen (Zahlungsziel 14 Tagen) und zusätzlich noch einmal mit einem klaren Enddatum versehen ist (Zahlungsziel 14 Tage. Zahlbar bis zum 01.01.20XX).

Die Bankverbindung sollte auf der Rechnung schnell zu finden sein.

Rechnung bei Kleinunternehmerregelung

Bei der Kleinunternehmerregelung nach §19 UstG gibt es eine weitere Besonderheit, die beachtet werden muss. Sofern Sie als Freiberufler, Freelancer oder Selbstständiger Kleinunternehmer sind, darf auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Dafür muss auf dieser ein entsprechender Vermerk ersichtbar sein, aus der hervorgeht, dass Sie Kleinunternehmer sind.

Zum Beispiel:
Gem. § 19 Abs. 1 UstG ist in dem Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer enthalten

Sonderfälle bei Rechnungen unter 250 Euro Brutto

Einen Sonderfall bei den erforderlichen Punkten gibt es bei Rechnungen unter 250 Euro brutto. Hier reichen folgende Angaben vollkommen aus:

  • Name und Anschrift des Unternehmens
  • Rechnungsdatum
  • Produkte und Anzahl
  • Bruttobetrag mit Umsatzsteuer
  • Angabe ob 7 % oder 19 %

Aufbewahrungsfristen beachten

Rechnungen müssen generell für 10 Jahre aufbewahrt werden. Weitere besondere Punkte gelten für die elektronische Rechnung.