⛳ Rechnung & Co.

Rechnungsnummer – Was muss ich beachten

Auf jeder Rechnung muss eine Rechnungsnummer vermerkt sein. Die Anforderungen an diese Nummer haben wir bereits bei den Hinweisen zur korrekten Rechnung vermerkt. Dennoch geht es natürlich nicht nur darum, dass die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. sondern die Rechnungsnummer sollte auch sinnvoll sein. Sinnvoll bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Unternehmer seine Verwaltung der Rechnungen einfach gestalten kann. Übertriebene Kreativität ist aber fehl am Platz.

Blick auf die gesetzlichen Punkte zur Rechnungsnummer

Generell sollte beachtet werden, dass eine Rechnungsnummer immer nur einmal vergeben werden darf. Für Freiberufler und Selbständige, die nur eine überschaubare Anzahl von Rechnungen im Monat haben und diese ohne ein Programm verfassen, macht es zum Beispiel Sinn, eine Art PIN-Liste für die Rechnungsnummern zu führen. So ist immer bekannt, welche Nummern bereits genutzt wurden.

Die Rechnungsnummer muss zudem fortlaufend sein. Wenn Sie letzten eine Rechnung mit der Nummer 10022 ausgestellt haben, muss die nächste Rechnungsnummer höher ausfallen (also zum Beispiel 10023). Sie darf aber nicht kleiner ausfallen, da sie dann nicht mehr fortlaufend wäre.

Zahlen und Buchstaben möglich

Bei der Rechnungsnummer können sowohl Zahlen als auch Buchstaben vergeben werden. Die Nutzung von Buchstaben kann durchaus dann sinnvoll sein, um verschiedene Kundengruppen einzustufen oder für ein eigenes System im Unternehmen, Unterscheidungen einfacher zu treffen.

Generell raten wir von Rech24 jedoch dazu, die Rechnungsnummern immer einfach zu halten. Nicht kompliziert machen. Einfach nur fortlaufende Zahlen verwenden. Es sollten auch keine Zahlen übersprungen werden. Sinnvoll ist es daher, das alle Nummern wirklich fortlaufend Sinn, ohne das Nummern übersprungen werden.

Das Rechnungsausgangsbuch

Jeder Unternehmer, Selbstständiger, Freiberufler und Freelancer ist zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Dazu gehört das sogenannte Rechnungsausgangsbuch. In diesem sollten alle ausgehenden Rechnungen erfasst sein. Zu einem die Rechnungsnummern mit weiteren Angaben und dem zugehörigen Beleg.

Rech24 Tipp
Wer nur wenige Rechnungen hat, kann einfach eine Excel Datei anlegen und dort laufend die Rechnungsnummer mit Betrag und Empfänger vermerken. Die Rechnungsnummer wird dann zum Beispiel einfach mit dem Beleg verlinkt (Tipp von Rech24: bei Excel einfach als Link zu einem anderen Ordner, in dem die Rechnung liegt, möglich). Diese sind 10 Jahre lang aufzubewahren.